Delegieren lernen – Familienaufgaben erfolgreich neu verteilen

Delegieren bedeutet, Aufgaben abzugeben. Das will gelernt sein. Hans-Jürgen Kratz ist Experte für dieses Thema und hat jahrelang Führungskräfte dazu geschult. Seine Hinweise geben interessante Anregungen, wie Familien eine Neuverteilung der Aufgaben aushandeln können.

Eltern mit Sohn gemeinsam im Wohnzimmer beim Putzen

Alle bisher in der Familie übernommenen Aufgaben weiterhin alleine zu leisten, kann bei einem beruflichen Wiedereinstieg zu Überlastung führen. Dann ist Delegieren gefragt: Wer hier Zeit investiert, und die Verteilung und Übergabe von Aufgaben in der Familie sorgfältig plant und umsetzt, gewinnt über kurz oder lang Freiraum für seine Berufstätigkeit und für sich selbst.

Doch Aufgaben erfolgreich abzugeben, ist eine Kunst für sich. Diese Erfahrung machen auch Führungskräfte in Unternehmen, die Arbeitsgebiete auf ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter übertragen möchten. Fachbuchautor Hans-Jürgen Kratz ist Experte für Personalführung und schulte Führungskräfte speziell zum Thema Delegation. Manche seiner Hinweise können auch Familien Impulse geben, ihre Aufgabenverteilung neu auszuhandeln.

Was heißt delegieren?

Das Verständnis von Delegation hat sich gewandelt. Es geht nicht mehr darum, Detailaufgaben weiterzugeben, denn das würde die ausführende Person zur Handlangerin machen, erklärt Hans-Jürgen Kratz. Delegation bedeutet heute, eine Aufgabe zu übertragen, alle dafür notwendigen Kompetenzen zu erteilen und auch die Verantwortung für die sachgerechte Durchführung weiterzugeben. Das setze Vertrauen voraus und die Bereitschaft, den Arbeitsstil und die Umsetzungswege anderer zu akzeptieren. 

Aufgaben zum Delegieren ermitteln

Fertigen sie über einen Zeitraum von mindestens 14 Tagen eine Liste der Dinge an, die sie täglich erledigen und notieren sie deren Zeitbedarf, den Schwierigkeitsgrad, ihre Wichtigkeit und ob die Tätigkeit wiederkehrt, sagt Hans-Jürgen Kratz. Wenn sie anschließend berufliche Themen, persönliche Dinge und außergewöhnliche Fälle streichen, bleiben die Aufgaben, die sich dazu eignen könnten, bei Bedarf weitergegeben zu werden.

Für den Aushandlungsprozess in der Familie ist es hilfreich, wenn alle Beteiligten – Erwachsene und ggf. Kinder – ihre Tätigkeiten erfassen. So lässt sich leichter ausloten, welche Aufgaben insgesamt zur Neuverteilung anstehen und wer welche zeitlichen Ressourcen besitzt.

Wer kann welche Aufgaben übernehmen?

Gemeinsam können Familien klären, wie mit den zu verteilenden Aufgaben umgegangen werden soll: Wer kann welche Zuständigkeiten übernehmen? Welche Tätigkeiten lassen sich zusammenfassen, in ihrer Häufigkeit reduzieren oder gar streichen? Welche Aufgaben sollten eventuell extern vergeben werden?

Bei einer sinnvollen Verteilung der Aufgaben können folgende Leitfragen helfen, die Hans-Jürgen Kratz entwickelt hat:

  • Lässt sich die zu delegierende Aufgabe von der Sache her gut mit einem bereits bestehenden Aufgabengebiet kombinieren?
  • Sind die Aufgaben ausgewogen verteilt, so das niemand über Gebühr belastet wird?
  • Welche Verantwortung geht mit einer Aufgabe einher? Ist sich die Person, die diese Aufgabe übernimmt, dieser Verantwortung bewusst und möchte sie annehmen?
  • Welches (Fach-)Wissen ist zur Erledigung der Aufgabe erforderlich? Ist diese Kompetenz bereits vorhanden oder ist Wissensvermittlung nötig? Wie soll das Wissen ggf. weitergegeben werden?

Gemeinsam Ziele und Standards vereinbaren

In Unternehmen sind Zielvereinbarungen üblich, welche die Aufgabenerfüllung mess- und überprüfbar machen. Familien könnten sich daran orientieren und definieren, was genau mit einer Aufgabe verbunden ist. Außerdem ist es sinnvoll darzustellen, welche Bedeutung die Erfüllung der Aufgabe hat und welche Konsequenzen folgen, wenn sie nicht erfüllt wird. Sich über solche Aspekte zu verständigen, kann Konflikten und Enttäuschungen vorbeugen.

Herausforderungen im Prozess

Die Person, die eine Aufgabe abgegeben hat, läuft erfahrungsgemäß oft Gefahr, die Delegation bei Schwierigkeiten schnell rückgängig zu machen - nach dem Motto Wenn man nicht alles selbst macht.... Hans-Jürgen Kratz rät zu einem langen Atem: Gestehen sie zu, dass die andere Person eine ‚Einarbeitungsphase’ benötigt und sich an die neue Aufgabe erst gewöhnen muss. Verstehen sie sich dabei als verständnisvolle Begleiterin oder als verständnisvoller Begleiter.

Regelmäßig Bilanz ziehen

Es ist zweckmäßig, in einer Familienkonferenz turnusmäßig Bilanz zu ziehen und zu schauen, wie die Erledigung der Aufgaben klappt, welche Unterstützung vielleicht sinnvoll ist oder ob die Verteilung der Arbeiten eventuell veränderten Rahmenbedingungen angepasst werden sollte.

Auch wenn er etwas Zeit kostet: Der Prozess der Aufgaben(um)verteilung ist eine Lernchance für alle Beteiligten und kann ein positiver Beitrag zur Familienkultur sein.

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Hans-Jürgen Kratz
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